Prowadzenie ewidencji wynajmu sprzętu. Jak w prosty sposób uporać się z dużą ilością dokumentów?

Ewidencja dokumentów może przerażać. Kartki papieru są cieniutkie i bardzo łatwo wpaść w pułapkę przechowywania ich w nadmiarze. Wiele przedsiębiorców prowadzących usługi najmu boryka się z papierologią, szczególnie gdy firma jest w okresie rozwoju. Niestety wszystko co z nią związane musi być skrupulatnie uporządkowane, aby w każdym momencie móc odnaleźć interesującą nas umowę.

Co zrobić, aby księgowość dotycząca wynajmu w naszym przedsiębiorstwie działała płynnie i bez zarzutów? 

Na początku warto się zastanowić czy w dzisiejszych czasach jest jeszcze sens na przechowywanie dokumentów w formie papierowej? Czy to w domu czy w biurze zawsze umowy będą zajmować sporo miejsca i nierzadko pojawi się problem z odszukiwaniem tego jednego dokumentu. Oprócz tego prowadzenie dokumentacji na papierze nie jest zbyt ekologiczne, a przecież w dzisiejszych czasach tak o to dbamy.

Znając te wszystkie wady, dlaczego by nie zacząć korzystać z oprogramowania, które wszystko za nas zliczy, a chcąc znaleźć umowę wynajmu np. samochodu wystarczy wpisać jedną frazę. Jednak nie łatwo jest znaleźć taki program, który będzie spełniał wszystkie nasze wymagania. Warto sporządzić listę cech, które powinien posiadać taki system do ewidencji wynajmu sprzętu.

Dobry system do ewidencji powinien być przede wszystkim:

  • łatwy w obsłudze,
  • wygodny dla użytkownika, czyli posiadać intuicyjną budowę,
  • szybki, tzn. móc sprawnie dodawać umowy najmu i wyszukiwać dane umowy, co pozwoli zaoszczędzić czas.

Dobrze by również było, aby wybrany program umożliwiał wprowadzenie natychmiastowych zmian w dokumentach oraz posiadał szablony umów najmu. Będzie to skutecznie usprawniało pracę i pozwoli nam zaoszczędzić czas na formułowaniu umów.

Znając wszystkie powyżej wymienione cechy dobrego oprogramowania, które pozwoli nam się przestać stresować dokumentacją, możemy wybrać program, który będzie nam najbardziej odpowiadał.

Obecnie na rynku znajdziemy sporo stron, które mogą nam zaoferować takie oprogramowania, ale najczęściej polecanym programem do ewidencjonowania sprzętu dostępnego w jednostce jest Melpe.

Stronę możemy odnaleźć pod adresem https://melpe.pl/, a po rejestracji skorzystać z 30 dniowego okresu testów, które są w pełni darmowe.