Możliwości systemu RCP – rejestracja czasu pracy online

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Ma to służyć prawidłowemu ustaleniu wynagrodzeń oraz wszelkich innych świadczeń związanych z pracą w danym zakładzie. Sposób jej prowadzenia nie jest nigdzie określony. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie samej listy obecności nie zastępuje prowadzenia ewidencji. Bowiem każdy z poszczególnych pracowników powinien posiadać osobną kartę, folder itp., gdzie będą rejestrowane jego godziny pracy w poszczególne dni, nadgodziny, spóźnienia, urlop, praca w porze nocnej, zwolnienia od pracy itd. Robi się tego dużo, a zwłaszcza, jeżeli firma składa się ze sporego zespołu. Praca między innymi działu kadr wydaje się bardzo utrudniona i czasochłonna. Co więc zrobić, aby ułatwić prowadzenie rejestracji czasu pracy?

Jakie mamy możliwości automatyzacji prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Papier przechodzi do lamusa. Coraz więcej sfer naszego życia codziennego podlega automatyzacji. Wiążą się z tym wady jak i zalety, ale podczas rozważania – jaki system rejestracji czasu pracy wprowadzić – odpowiedź jest jedna. Dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy możemy wyrzucić niewiarygodne zeszyty i listy. Osoby pracujące w dziale kadr, zapewne wiedzą, jaką udręką jest „pilnowanie” pracowników, aby się poprawnie wpisali, ale to nie wszystko. Trzeba jeszcze wszystko zsumować, sprawdzać grafik, wyliczać godziny i spóźnienia. Jest tego wiele i można się zagubić. Elektroniczny system RCP z łatwością może dostosować się do oczekiwań działu kadr, kierownika oraz samego szefa. Dzięki automatyzacji tego typu działań, można wykluczyć szereg błędów, które przemęczony człowiek może zrobić. Wyeliminowanie czynnika ludzkiego pozwala zaoszczędzić sporo czasu. System sam precyzyjnie rejestruje wszelkie dane. Pozwala to na optymalizację kosztów oraz zwiększenie efektywności pracy. Pracownicy otrzymują wynagrodzenie zgodne z faktycznym czasem pracy, co może mobilizować ich do działania. Jak taki system wygląda w praktyce?

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – ułatwienie dla Twojej firmy

Zakłady pracy posiadają wiele sposobów, aby prowadzić ewidencję czasu pracy. Jedną z popularniejszych jego form jest skorzystanie z systemu RCP.

Polega on na rejestrowaniu m.in.:

  • wejścia,
  • wyjścia,
  • wyjścia/wyjazdu służbowego,
  • spóźnienie,
  • urlop,
  • zwolnienie L4.

Trybów jest wiele i można je dostosować do specyfiki wyliczania wynagrodzeń. Dane zapisywane są wraz z przyłożeniem karty do czytnika lub po zalogowaniu do systemu czy komputera. Nadzorowanie faktycznego czasu pracy jest niezwykle istotne. Korzystając z elektronicznej ewidencji czasu pracy mamy możliwość zapisywania danych w chmurze, które zsumują zebrane informacje w formie raportów ogólnych, ale także jednostkowych, dotyczących danego pracownika. To wszystko niesie za sobą wiele wymiernych korzyści, a także zyskujemy możliwość wykorzystania szerokiego spektrum danego urządzenia.

Korzyści wynikające z elektronicznej ewidencji czasu pracy

Oprócz wymienionych zalet i korzyści warto wymienić szerokie zastosowanie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Jest to jednolity system, którego jasne i przejrzyste działanie pozwala na prowadzenie rejestracje danych w czasie rzeczywistym. Zapisywane dane trafiając do bazy, mogą być przeglądane przez działy posiadające uprawnienia, ale także sam pracownik ma faktyczny wgląd w swój grafik. W zestawieniu zbiorczym, daje to możliwość lepszego ustawienia zmian i sprawiedliwej oceny pracowników.

Wspomniano o raportach generowanych przez system RCP. Daje on możliwość realnego wpływu na swoje wynagrodzenie. Pracownik widząc, że się spóźnił, będzie pamiętał o tym fakcie, starając się zakryć to wydarzenie, swoją produktywnością, tak aby nie odbiło się to znacznie na jego wypłacie. Sam kierownik może kontrolować czas pracy (spóźnienia, zbyt częste przerwy itp.) i niwelować przejawiający się brak produktywności. Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala właśnie na szybką reakcję ze strony zwierzchników.

system rcp

Ewidencja czasu pracy a RODO

Po wprowadzeniu rozporządzenia dotyczącego ochronie danych osobowych (RODO) 27 kwietnia 2016 r., wiele aspektów życia publicznego musiało ulec zmianie. Dotyczy to także prowadzenia ewidencji czasu pracy. Z czym się to wiąże?

Listy obecności, te generowane w formie tradycyjnej jak i elektronicznej, muszą dostosować się do nowych przepisów. Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe muszą być:

  • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą;
  • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach oraz nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
  • adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w którym są przetwarzane.

Tym samym nie wyklucza to prowadzenia listy obecności. Ma ona za zadanie sprawdzenie właśnie obecności pracowników. Występują jednakże zapisy prawne, które regulują informacje, jakie mogą się tam znaleźć. W ramach naszych rozważań, warto przytoczyć te, które dotyczą głównie danego tematu. Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO zabrania się przetwarzania danych ujawniających:

  • przynależność do związków zawodowych,
  • przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej,
  • danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

Zapis ten zabrania rejestrowania informacji o przyczynie zwolnienia lekarskiego danej osoby, jak i prowadzenia czytników biometrycznych. Jedynym wyjątkiem, uwzględnionym w zapisie prawnym, jest dobrowolna zgoda danego pracownika lub dostęp do ściśle tajnych danych, które są chronione właśnie przez czytniki biometryczne.

Automatyczna ewidencja – automatyczne zyski

Wprowadzeni jednolitego systemu RCP opartego na zautomatyzowaniu procesu niesie szereg wyzwań. Jego koszt zwraca się natychmiastowo. Elektroniczna ewidencja pozwala bowiem na zwiększenie efektywności pracowników, która przekłada się na wyniki firmy. Ułatwia i przyspiesza to pracę poszczególnych działów. Oszczędność czasu wygrywa tutaj z oszczędnością pieniędzy.