Jak szybko wystawić fakturę online?

Możliwość szybkiego wystawienia faktury do zakończonej transakcji to dla wielu przedsiębiorców ogromne ułatwienie pracy i szansa na ograniczenie wysiłków związanych z dokumentacją do minimum. Z pomocą przychodzą tutaj szczególnie programy do fakturowania online, które nie tylko ułatwiły przygotowywanie faktur z pomocą kilku prostych kliknięć, ale też zadbały o ich prawidłową numerację, sortowanie i przechowywanie. Korzystanie z właściwych narzędzi to jednak dopiero początek. Jak szybko wystawić fakturę online i zaprowadzić porządek w dokumentach sprzedażowych firmy?

W jaki sposób przyspieszyć wystawianie faktur?

Zbierając dokumenty niezbędne do wystawienia faktury dla każdej zrealizowanej transakcji możesz dość szybko zagubić się w nadmiarze danych, rachunków i niezbędnych do zapamiętania szczegółów transakcji. Opracowanie skutecznego systemu zbierania, przechowywania, katalogowania i wykorzystywania zbieranych papierów na potrzeby późniejszego wystawienia faktury jest podstawą dobrej organizacji pracy księgowej i kluczem do zapanowania nad nadmiarem dokumentacji, szczególnie gdy samodzielnie dbasz o dokumentację i księgowość firmy. Jeśli chcesz, by wystawianie faktur odbywało się sprawniej i bez błędów, te elementy z pewnością pozwolą na przyspieszenie procesu wystawiania faktur online.

Zainwestuj w dobry program do fakturowania

Programy dostępne online to pierwsze i najważniejsze usprawnienie, w jakie możesz zainwestować chcąc przyspieszyć proces wystawiania i zarządzania fakturami w swojej firmie. Dzięki możliwości korzystania z programu z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do sieci i przeglądarki, tworzenia wielu kont użytkowników przypisanych do jednej firmy oraz tworzenia własnych katalogów produktów, cenników i bazy klientów, przygotowywanie kolejnych faktur powinno odbywać się sprawniej i być możliwe o każdej porze dnia.

Podczas wyboru programu warto oczywiście zwrócić uwagę na prostotę jego obsługi, dostępne funkcje, obowiązujący cennik czy możliwości korzystania z rozbudowanych funkcji programu wraz z rozwojem firmy. Narzędzia takie jak Melpe zostały przygotowane na potrzeby małych i średnich firm, radząc sobie doskonale z przyspieszaniem i usprawnianiem procesu wystawiania faktur oraz przesyłania ich do nabywców.

Dopilnuj porządku w dokumentach

Wcześniejsze, bieżące przygotowywanie dokumentów i danych niezbędnych do wystawiania faktur to kolejne ogromne ułatwienie i usprawnienie w zakresie czasu, jaki musisz poświęcić na pracę z dokumentami. Zbierając dane niezbędne do wystawiania faktur podczas zawierania transakcji warto automatycznie umieszczać je w odpowiednim katalogu, z dokładnym opisem transakcji i informacjami niezbędnymi do późniejszego wystawienia faktury.

Dbając o szczegóły już na etapie zawierania transakcji znacznie łatwiej będzie Ci wystawić dokumenty w późniejszym terminie, bez potrzeby przeglądania historii sprzedaży i każdorazowego poszukiwania jej szczegółów w celu zakończenia formalności.

Dobrym rozwiązaniem praktykowanym przez wiele firm jest automatyczne rejestrowanie danych dotyczących sprzedaży w formie pliku tekstowego lub w formie tabeli na komputerze. Jeśli foldery i pliki będą odpowiednio posortowane i opisane, przenoszenie danych do szablonu faktury, usuwanie ich z listy „do wystawienia” i odznaczanie zadań jako wykonane powinno przychodzić z większą łatwością.

Wystawiaj faktury regularnie

Pomimo obowiązującego terminu na wystawienie faktur przypadającego do 15-dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży, dobrą praktyką pozwalającą oszczędzić czas przy wystawianiu faktur jest regularność. Mając nawet chwilę wolnego czasu warto zabrać się za przygotowywanie faktur lub przynajmniej segregowanie i sortowanie danych niezbędnych do ich wystawienia. Pozostawianie wszystkiego na ostatni dzień przed upływem wyznaczonego terminu generuje zbędny stres oraz nadmiar pracy, którą przy pomocy sprawnego programu do faktur online można rozłożyć z powodzeniem na maksymalnie kilkadziesiąt minut pracy raz w tygodniu.

Dlaczego inwestycja w program do fakturowania online się opłaca?

Zależnie od wybranej metody organizacji dokumentów i czasu pracy z nimi, wystawianie faktur może okazać się sporym wyzwaniem lub wręcz przeciwnie – prostą czynnością, na którą poświęca się minimalną ilość czasu w ciągu miesiąca.

Nowoczesne programy do fakturowania online stworzone z myślą o usprawnianiu przygotowywania i przechowywania dokumentów sprzedaży zdecydowanie sprzyjają lepszej organizacji czasu pracy z papierami i fakturami.

Nawet jeśli zdecydujesz, że wszystkie faktury wystawiane są hurtowo przed upływem ostatecznego terminu ich przygotowania, dzięki automatyzacji uzupełniania danych, możliwości pobierania ich z bazy GUS, szybkiemu weryfikowaniu podatników na białej liście VAT oraz katalogom produktów znacznie sprawniej przygotujesz i prześlesz do nabywców wystawione faktury.