Jak długo należy przechowywać faktury?

Odpowiednie przechowywanie wszystkich dokumentów firmowych jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Obecnie możliwe jest zarówno zbieranie dokumentów w formie papierowej, jak i elektronicznej, choć decydując się na jedną bądź drugą formę należy być świadomym obowiązujących w tym zakresie obowiązków i wymogów prawnych. Jak wyglądają przepisy w zakresie obowiązkowego okresu przechowywania faktur? W jaki sposób można zadbać o to, by były przechowywane bezpiecznie i wygodnie?

Dlaczego ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentów firmowych?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnicy są zobowiązani przechowywać zarówno faktury wystawione przez siebie lub w swoim imieniu, jak i faktury otrzymane, dzieląc je na okresy rozliczeniowe umożliwiające łatwe odszukanie konkretnego dokumentu w razie potrzeby uzyskania do  niego wglądu.

Podatnik ma możliwość przechowywania faktur w formie papierowej, ale aktualne regulacje pozwalają także na gromadzenie dokumentów księgowych w wersji elektronicznej.

Bez względu na wybraną formę, przechowywanie faktur jest niezbędne – podatnicy mają obowiązek zapewnienia organowi podatkowemu i organom kontroli skarbowej dostępu do faktur, w trybie na żądanie, do czasu upłynięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku z tytułu danej faktury.

Jeśli chodzi o przepisy dotyczące miejsca przechowywania faktur, zgodnie z ustawą o VAT podatnicy prowadzący działalność z siedzibą w kraju mają obowiązek przechowywania dokumentów również na terenie kraju, za wyjątkiem sytuacji, w których faktury są przechowywane w formie elektronicznej. Obowiązek ten wynika z potrzeby umożliwienia dostępu do faktur kontroli skarbowej – w przypadku dokumentów w formie elektronicznej możliwe jest udostępnienie ich online. Jeśli jednak podatnik zdecyduje się na taką formę, faktury elektroniczne powinny spełniać wymogi autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności jej treści, tj. organ kontroli musi mieć pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy oraz firmy wystawiającej fakturę, a także pewność że w  fakturze nie dokonano zmian danych, które powinna zawierać. Faktura musi być więc przechowywana tak, by pliki uniemożliwiały modyfikowanie jej treści.

Jak długo należy przechowywać faktury oraz dokumenty księgowe?

Jak wynika z art. 86 §1 Ordynacji podatkowej, podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz wszystkich dokumentów księgowych, w tym także wystawionych i otrzymanych faktur, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obecnie termin ten wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, co w praktyce oznacza że faktury powinny być bezpiecznie przechowywane z możliwością dostępu w razie ewentualnej kontroli przez przynajmniej 5 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Programy do fakturowania z opcją przechowywania faktur. Kiedy warto z nich korzystać?

Przedstawione wcześniej legalne opcje przechowywania dokumentów księgowych, w tym także faktur i dokumentów sprzedażowych to forma papierowa, wymagająca drukowania każdej wystawionej i otrzymanej faktury i odpowiedniego jej katalogowania, oraz forma elektroniczna, dopuszczająca przechowywanie dokumentów na serwerach lub nośnikach pamięci.

To w zakresie obowiązku przedsiębiorcy leży właściwe zabezpieczenie nośników (papierowych i elektronicznych) w taki sposób, by dokumenty nie były dostępne dla osób niepowołanych, nie było możliwe wprowadzanie w nich zmian, a także by były możliwe do udostepnienia dla organów podatkowych i skarbowych przeprowadzających kontrolę.

Jednym z nowszych, ale wyjątkowo wygodnych z perspektywy przedsiębiorców, sposobów na przechowywanie wystawianych faktur jest program do fakturowania online. Podczas wystawiania każdej kolejnej faktury, program nadaje jej indywidualny numer porządkowy (zgodnie z kolejnością wystawiania faktur), a wystawione dokumenty przechowuje na zabezpieczonych serwerach w chmurze z możliwością ciągłego dostępu do przechowywanego archiwum dokumentów. Korzystając z tego typu rozwiązań zyskujesz nie tylko łatwość organizacji faktur zautomatyzowaną przez sam program, ale też wyższy poziom ich bezpieczeństwa dzięki stosowanym przez właścicieli programu zabezpieczeniom. Przechowując dokumenty sprzedażowe w formie papierowej lub na fizycznych nośnikach pamięci w siedzibie swojej firmy narażasz je na zniszczenie np. w wyniku:

  • nieoczekiwanych zdarzeń losowych,
  • włamań,
  • uszkodzenia sprzętu.

Serwery w chmurze są w tej kwestii znacznie bezpieczniejszą opcją, choć oczywiście należy upewnić się, że dostawca usługi dba należycie o ich zabezpieczenie i ochronę.